Miksi tietoja kerätään?
Keräämme henkilötietoja asiakassuhteiden ja yhteistyökumppanuuksien hoitamista varten. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sinun ja Coolla Oy:n välinen sopimus ja siitä johtuvat lakisääteiset velvoitteet. Henkilötietojen antaminen on edellytys sopimuksen syntymiselle.
Keräämme henkilötietoja myös markkinointia varten. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus.
Tietoturva ja tietojen asianmukainen säilytys ja käsittely on meille tärkeää. Huolehdimme, että hyviä tietoturvakäytäntöjä ja lainsäädäntöä noudatetaan.
Tarkempi kuvaus perusteista tiedonkeruuseen löytyy täältä.
Kenestä kerätään tietoja?
Henkilötietorekisterimme sisältää tietoja asiakkaistamme, sähköpostilistoillemme liittyneistä, meihin yhteyttä ottaneista, sosiaalisen median kanavissa kanssamme vuorovaikuttaneista sekä sivustoillamme vierailleista ihmisistä.
Mitä tietoja minusta kerätään?
Henkilörekisterimme sisältää seuraavia tietoja. Sinusta voidaan kerätä kaikkia näitä tietoja, mutta sinusta ei välttämättä kerätä kaikkia näitä tietoja:
a. Yhteystiedot.
b. Asiakastiedot.
c. Markkinointitiedot.
d. Tiedot, jotka kerätään käyttäessäsi palveluitamme.
e. Verkkokäyttäytymistä koskevat tiedot.
f. Tiedot laitteista, joilla käytät palveluitamme.
Tarkempi kuvaus kerättävistä tiedoista löytyy täältä.
Millä tavoin minusta kerätään tietoja?
Keräämme edellä kuvattuja tietoja säännönmukaisesti kahdella tavalla:
a. Itse antamasi tiedot.
b. Palveluidemme käytön kautta saamamme tiedot.
Tarkempi kuvaus käytettävistä tiedonkeruumenetelmistä löytyy täältä.
Kenellä on pääsy tietoihini?
Henkilörekisteriämme käsittelevät yrityksemme johto, työntekijämme ja yhteistyökumppanimme, jotka ovat meihin sopimussuhteessa. Lisäksi käytämme useita palveluntarjoajia, joiden tietojärjestelmiä käytämme tietojesi keräämiseen, tallentamiseen ja käsittelyyn.
Tarkempi kuvaus tietojesi mahdollisesta käytöstä kolmansien osapuolien toimesta löytyy täältä.
Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Säilytämme ja käsittelemme henkilötietojasi pääsääntöisesti niin kauan kuin sinulla on voimassa jokin aktiivinen suhde meihin sekä korkeintaan kaksi vuotta aktiivisen suhteen päättymisen jälkeen, jotta voimme muistaa historiasi, jos päätät palata asiakkaaksemme tai esimerkiksi liittyä uudestaan sähköpostilistallemme.
Joidenkin laillisten velvollisuuksiemme täyttäminen (kuten kirjanpitovelvollisuus) ja kanssasi tekemämme sopimukset saattavat vaatia meitä säilyttämään tai antaa meille oikeuden säilyttää tietojasi pidempään.
Mitä oikeuksia minulla on?
Sinulla on seuraavat oikeudet:
a. Tarkastusoikeus.
b. Oikeus tietojen oikaisemiseen.
c. Vastustamisoikeus.
d. Suoramarkkinointikielto.
e. Poisto-oikeus.
f. Suostumuksen peruuttaminen.
g. Valitusoikeus.
Huomioithan, että sinulla on ”oikeus tulla unohdetuksi” vain, jos meillä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa henkilötietojesi käsittelyä.
Tarkempi kuvaus oikeuksistasi löytyy täältä.
Miten voin hallita minua koskevien tietojen käsittelyä?
Sinulla on useita muita helppoja mahdollisuuksia hallita itseäsi koskevien tietojen keräämistä ja käyttämistä:
a. Evästeiden käytön hallinta.
b. Sähköpostimarkkinoinnin hallinta.
c. Kolmansien osapuolien mittauspalveluiden ja mainosten kohdistuspalveluiden hallinta.
Tarkempi kuvaus erilaisista tietojen käsittelyn hallintamenetelmistä löytyy täältä.
Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuojaani koskevissa asioissa?
Voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen (korvaa [at] @-merkillä):
me[at]coolla.fi
Toimipaikkamme osoite on:
Coolla Oy
c/o Innovation Home, Tekniikantie 2
02150 Espoo
Yhteyshenkilö tietosuojaa ja henkilötietorekisteriä koskevissa asioissa: Susan Calonius
Lisätiedot tietosuojaselosteeseen
Tiedonkeruun perusteet
Keräämme ja käytämme sinua koskevia tietoja:
a. Palveluidemme tarjoamiseen. Useat palvelumme ovat sen luonteisia, että niiden toteuttamiseksi ja toimittamiseksi on kerättävä, tallennettava ja käytettävä joitakin sinua koskevia tietoja. Muuten palveluiden toteuttaminen ei olisi mahdollista.
b. Palveluihimme liittyvään viestintään ja asiakaspalveluun. Joskus meidän on oltava yhteydessä sinuun koskien käyttämiäsi palveluitamme, joten tarvitsemme yhteystietosi. Ja jos esimerkiksi itse otat yhteyttä meihin, saatamme tarvita joitain järjestelmämme tietoja auttaaksemme sinua ja ratkaistaksemme asiasi.
c. Maksuliikenteen ja kirjanpidon hoitamiseen. Jos maksat meille palveluistamme, on meidän tiedettävä laskutukseen liittyvät tietosi. Tietysti hoidamme myös lailliset kirjanpitovelvoitteemme.
d. Palveluidemme personoimiseen ja käyttökokemuksen parantamiseen. Haluamme tarjota sinulle mahdollisimman sujuvan ja henkilökohtaisen käyttökokemuksen, tämän takia meidän on tiedettävä jotain sinusta ja järjestelmiemme on pystyttävä tunnistamaan sinut ja muistamaan aikaisemmat valintasi käyttäessäsi palveluitamme.
e. Palveluidemme markkinoimiseen ja mainosten kohdentamiseen. Haluamme tarjota sinulle palveluitamme mahdollisimman edullisesti. Siksi käytämme tietojasi markkinoidaksemme palveluitamme sinulle suoraan ja kohdistaaksemme internetmainoksiamme sinulle ja muille, jotka saattavat olla niistä kiinnostuneita. Tietojesi käytöstä tähän tarkoitukseen ja mahdollisuuksista estää tietojesi käyttämistä markkinointiin on kerrottu lisää alla.
f. Palveluidemme mittaamiseen ja tilastolliseen seurantaan. Haluamme tietää, kuinka paljon palveluitamme käytetään. Näin voimme esimerkiksi taata järjestelmiemme parhaan toimivuuden ja tarkastella mainostemme tehokkuutta.
g. Palveluidemme kehittämiseen. Voimme kehittää palveluitamme oikeaan suuntaan vain tuntemalla asiakkaitamme, heidän tarpeitaan ja sitä tapaa, jolla he käyttävät palveluitamme. Oikean tiedon avulla voimme tarjota entistä parempia Palveluita ja tehdä oikeita päätöksiä.
h. Ratkoaksemme palveluihimme liittyviä ongelmia. Jos jokin menee vikaan, tarvitsemme tietoja asian selvittämiseksi ja ratkaisemiseksi.
i. Suojataksemme Coolla Oy:ta ja käyttäjiämme. Jos sinun tai Coollan on syytä olettaa, että käyttäjätiliäsi on käytetty väärin tai jos palveluihimme kohdistuu uhkia tai väärinkäytöksiä, tarvitsemme tietoja tilanteen selvittämiseksi ja ratkaisemiseksi.
Keräämme sinusta tietoja vain edellä mainittuihin palveluidemme kannalta oleellisiin tarkoituksiin, joiden avulla voimme tuottaa sinulle laadukkaampia ja edullisempia palveluita. Emme käytä tietojasi mihinkään muuhun tarkoitukseen, ellei laki tai oikeuden määräys pakota siihen. Emme esimerkiksi kerää tai käytä sinua koskevia tietoja huviksemme, myydäksemme niitä edelleen, emmekä mihinkään muuhunkaan hämärään tarkoitukseen.
Kerättävät tiedot
Henkilörekisterimme sisältää seuraavia tietoja. Sinusta voidaan kerätä kaikkia näitä tietoja, mutta sinusta ei välttämättä kerätä kaikkia näitä tietoja:
a. Yhteystiedot. Nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero.
b. Asiakastiedot. Tiedot ostetuista tuotteista ja palveluista, tiedot maksuista, laskutustiedot, yhteydenotot ja muu viestintä sekä antamasi palautteet.
c. Markkinointitiedot. Meille kertomasi mielenkiinnon kohteet, sähköpostilistojen tilaukset ja markkinointiin ja markkinointiviestintään liittyvät valinnat.
d. Tiedot, jotka kerätään, kun käytät palveluitamme. Esimerkiksi vastaukset lomakkeisiin, kyselyihin, harjoituskokeisiin ja testeihin, kirjautumiset, rekisteröitymiset ja osallistumiset Palveluihimme sekä Palveluissamme lähetetyt kommentit, viestit, kuvat ja videot.
e. Verkkokäyttäytymistä koskevat tiedot. Esimerkiksi vierailut verkkosivut ja sivustoilla tehdyt toimet (kuten klikkaukset, sivujen vieritystiedot ja tiettyjen sivuston elementtien näkyminen tai latautuminen), hakusanat, saapumisreitit ja sivuvierailuiden ajankohdat ja kestot, sähköpostiviestien avaukset ja linkkien avaamiset.
f. Tiedot laitteista, joilla käytät palveluitamme. Esimerkiksi laitteen mallia, käyttöjärjestelmää, selainta, IP-osoitetta ja verkkoyhteyttä koskevat tiedot. Jotkin tiedot saattavat sisältää tietoja sijainnistasi.
Tietojen keräämisen menetelmät
Keräämme edellä kuvattuja tietoja säännönmukaisesti kahdella tavalla:
a. Itse antamasi tiedot.
Annat palveluissamme itse omia tietojasi esimerkiksi, kun lähetät palveluissamme viestejä tai kommentteja, täytät verkkolomakkeita tai teet ostoksia.
b. Palveluidemme käytön kautta saamamme tiedot.
Kuten lähes kaikkia internetsivustoja ja sovelluksia käytettäessä, myös meidän palveluitamme käytettäessä kerätään tietoja automaattisesti. Tämä tietojen kerääminen toteutetaan meidän ja kolmansien osapuolien palvelinlokien, evästeiden, jäljitteiden, kuvapistetunnisteiden ja vastaavien tekniikoiden avulla.
Näiden tekniikoiden avulla voidaan esimerkiksi seurata toimiasi palveluissamme, yksilöidä sinut, muistaa valintojasi, avata sinulle kuuluvia käyttöoikeuksia automaattisesti, kohdentaa sinulle mainoksia ja kerätä tilastotietoa. Aina, kun käytät palveluitamme sinun tulisi olettaa, että käyttäytymisestäsi (kuten nettisivujen avaamisia ja linkkien klikkaamisia) kerätään tietoa.
Voimme yhdistää eri lähteistä saamiamme ja eri tavalla kerättyjä tietoja. Henkilötietoja voidaan kerätä tai päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.
Kolmansien osapuolien meille tarjoamien anonymiteettia suojaavien mittaus- ja mainosten kohdennuspalveluiden (kuten Googlen ja Facebookin mainosevästeiden) kautta kerättyjä tai vastaanotettuja nimettömiä tietoja ei kuitenkaan yhdistetä henkilötietoihisi, emmekä pyri tunnistamaan sinua niistä.
Tietojen jakaminen kolmansien osapuolien kanssa
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme ja yhteistyökumppanimme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä ja käsittelevät tietojasi asianmukaisesti ja huolellisesti. Kolmannet osapuolet käsittelevät tietojasi omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
Palveluissamme voi olla linkkejä kolmansien osapuolien sivustoille ja palvelumme sisältö voidaan toimittaa kolmansien osapuolten palveluiden kautta (esimerkiksi keskusteluryhmämme saattavat olla Microsoft Teamsissa ja videotapaamisemme Zoomissa). Kun toimit kolmansien osapuolten palveluissa, sinun on hyväksyttävä heidän tietosuojakäytäntönsä ja käyttöehtonsa.
Luovutamme tietojasi säännönmukaisesti seuraaville kolmansille osapuolille tai käytämme heidän palveluitaan edellä mainittujen tietojesi käyttötarkoitusten toteuttamiseen:
– Microsoft Corp. Käytämme Microsoftin O365-ympäristöä sähköpostiin, tiedostojen käsittelyyn ja asiakkaiden kanssa kommunikointiin (esim. Microsoft Teams -palvelu)
– Seidat. Käytämme Seidatin esitysalustaa myös asiakaskohtaisten esitysten sekä tarjousten lähettämiseen.
– Louhi Net Oy. Sivustomme webhotellina toimii Louhi Net Oy:n palvelu. Samoin Louhi Net Oy toimittaa Coollan O365-lisenssit.
– Stealth Model Finland Oy. Käytämme Stealth Model Finland Oy:n palveluita sivustojemme ja palveluidemme ylläpitoon ja kehittämiseen.
– Zoom Video Communications, Inc. Käytämme Zoom-videotapaamisia viestintään, Palveluidemme toteuttamiseen ja markkinointiin sekä tiimimme sisäiseen viestintään. Lisäksi osa Palveluistamme saatetaan tarjota tämän palveluntarjoajan täysin hallinnoimissa ympäristöissä, joissa he keräävät tietoa oman tietosuojakäytäntönsä perusteella (kuten webinaarit ja videotapaamiset). Tiimimme käyttää Zoomia myös sisäiseen viestintään, myös asiakkaitamme koskevissa asioissa. Lue Zoomin tietosuojakäytäntö tästä.
– Webinarjam. Käytämme Webinarjam alustaa palveluidemme toteuttamiseen ja markkinointiin. Tallennamme kaikki webinaarimme ja kerromme asiasta etukäteen. Lisäksi tallenteita voidaan jakaa nimetyille henkilöille linkkinä. Emme koskaan jaa webinaareja tiedostona.
– Lyyti. Käytämme Lyytiä tapahtumiemme ilmoittautumisessa, tiedottamisessa sekä kyselyissä.
– Ninchat. Käytämme Ninchatia yksilö- ja ryhmävalmennusten toteuttamiseen videoyhteydellä. Yhteydenottajan ip-osoite näkyy Coollan työntekijälle. Coolla ei kerää ip-osoitteita talteen. Palvelimen keräämät tunnistetiedot poistamme 90 päivän välein.
Chat-keskusteluissa ei kerätä henkilötietoja. Chat-keskustelutiedostot poistetaan palvelimelta 90 päivän kuluessa. Coollan toiminnan kehittämistä varten chat-keskusteluista kootaan tilastotietoa, esimerkiksi yhteydenottajan sukupuoli, ikä, missä päin Suomea asuu (Etelä-Suomi, Länsi-Suomi jne.) sekä keskustelunaiheet yleisellä tasolla. Tilastotiedosta ei ole mahdollista tunnistaa yhteydenottajia.
Tilastoinnin lisäksi työntekijät saattavat tehdä muistiinpanoja keskustelun tueksi. Muistiinpanoihin ei kirjata tietoja, joista yhteydenottaja voidaan tunnistaa. Muistiinpanot säilytetään tietoturvan noudattamisen mukaisesti ja hävitetään keskusteluyhteyden päättyessä.
– Nettiaika Oy. Käytämme ajanvarausten vastaanottamiseen ja hallinnointiin Nettiaika palvelua. Lue Nettiaika palvelun tietosuojalauseke tästä.
Yllä mainittujen toimijoiden lisäksi käytämme säännöllisesti eri alihankkijoiden ja asiantuntijoiden palveluita esimerkiksi verkkosivustojemme kehittämiseen ja ylläpitämiseen, perintään, lainopilliseen ja liiketoiminalliseen konsultointiin, postitukseen sekä markkinointimme kehittämiseen ja toteuttamiseen. Lisäksi käytämme normaalilla tavalla pankkeja maksuliikenteen hoitamiseen. Huolehdimme aina, että yhteistyökumppanimme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Emme luovuta tietojasi esimerkiksi ulkopuolisille mainosverkostoille tai roskapostin lähettäjille. Meidän on luovutettava tietojasi toimivaltaisille viranomaisille, jos he niin lainsäädäntöön perustuen vaativat. Tietojasi voidaan myös luovuttaa eteenpäin uusille toiminnastamme vastaaville tahoille, jos myymme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme.
Henkilötietojasi sisältävä henkilörekisterimme on hajautettu maailmanlaajuisesti useisiin fyysisiin pisteisiin ja useisiin sovelluksiin tai alustoihin ja useille toimijoille. Tietojasi siirretään myös EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Oikeudet omien henkilötietojen osalta
Sinulla on seuraavat oikeudet omien henkilötietojesi osalta:
a. Tarkastusoikeus. Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
b. Oikeus tietojen oikaisemiseen. Voit pyytää oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
c. Vastustamisoikeus. Voit vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jos koet että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
d. Suoramarkkinointikielto. Sinulla on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
e. Poisto-oikeus. Sinulla on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Huomioi, että meillä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa.
f. Suostumuksen peruuttaminen. Jos sinua koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseesi, eikä esim. asiakkuuteen, voit peruuttaa suostumuksen.
g. Valitusoikeus. Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot). Sinulla on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Vaikutusmahdollisuudet omien tietojen keräämiseen
Sinulla on helppoja mahdollisuuksia hallita itseäsi koskevien tietojen keräämistä ja käyttämistä:
a. Evästeiden käytön hallinta. Voit hallita evästeasetuksiasi yllä olevasta painikkeesta. Jotkin evästeet ovat pakollisia ja ne asetetaan välittömästi, kun saavut mille tahansa sivullemme. Voit estää tiedon keräämisen evästeiden kautta kokonaan määrittämällä selaimesi estämään evästeiden käytön. Voit poistaa välttämättömät evästeemme yhdessä kaikkien muiden evästeiden kanssa tyhjentämällä evästeet selaimestasi. Seuraa selaimesi ohjeita. Näiden toimien jälkeen Palvelumme eivät kuitenkaan välttämättä toimi oikein tai niiden toiminta voi estyä osin tai kokonaan.
b. Sähköpostimarkkinoinnin hallinta. Voit halutessasi kieltää sähköpostimarkkinoinnin peruuttamalla sähköpostilistojemme tilauksen näiltä listoilta saapuvien viestien yhteydessä olevan peruutuslinkin kautta. Viesteissä on myös linkkejä, joiden kautta voit muuttaa viestien lähettämistä koskevia asetuksia. Jos olet ostanut meiltä Palvelun tai muuten hankkinut erillisen käyttöoikeuden johonkin Palveluumme, voimme markkinoida vastaavia Palveluitamme ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen myös listojen ulkopuolella. Tällaisen markkinoinnin voit koska tahansa kieltää ottamalla yhteyttä meihin.
c. Kolmansien osapuolien mittauspalveluiden ja mainosten kohdistuspalveluiden hallinta.
– Voit halutessasi kieltäytyä Facebookin mainosten kohdennukseen liittyvien tietojen keräämisestä, käytöstä ja siirtämisestä Facebookin ohjeiden mukaisesti.
– Voit halutessasi kieltäytyä Googlen mainosten kohdennukseen liittyvien tietojen keräämisestä, käytöstä ja siirtämisestä Googlen mainosasetuksia muuttamalla.
– Mittaamme sivustomme käyttöä mm. Google Analyticsin avulla. Google Analyticsin toiminnan voi joissakin tilanteissa kokonaan estää Googlen tarjoamien työkalujen tai kolmansien osapuolien Palveluiden avulla.
– Voit estää kuvapistetunnisteiden avulla tapahtuvan sähköpostilistojemme viestien avaamisen seurannan estämällä sähköpostiohjelmaasi lataamasta viestien ulkoista sisältöä ja kuvia.